「仕事ができなくてつらい…」
会社員として働いていたら、誰しもが一度は悩んだことがあると思います。
私自身、自分に向いていない営業から逃げて事務職に転職しているので、その気持ちは痛いほどよくわかります。
ただ、性格的に圧倒的に向いていない営業の仕事をどうやって回すか、未経験の仕事をどうすれば早く一人で回せるようになるかを考えながら、いろいろと試してきました。
当記事では、仕事ができないと悩む人に向けて、私がこれまでに藻掻きながら実践してきた仕事術を紹介します。
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仕事ができないと悩む人に試してほしい20の仕事術
私がやってきたことのひとつひとつは、とてもシンプルです。
1. 人間を相手にしていることを忘れない
一番大切だと思うことをはじめに書きます。
会社組織での仕事であも、関わる人は「感情を持った人間」だということを忘れていけない、ということ。
組織が大きかろうが小さかろうが、会社で働く上で人とのコミュニケーションが絶対に避けられません。
仕事をしていると自部署のことや自分が楽になることを考えてしまいますが、相手の感情や尊厳を無視するような態度は絶対にとるべきではありません。
他人のことを人間として見られない人と誰が一緒に働きたいと思いますか？
2. 質問する時はゴールも伝える
「分からないことがあれば、分かる人にすぐに聞け」
と言われますが、単純に分からないことを質問するだけでは不十分です。
「自分の出したいアウトプットがこうだから、ここの部分について知りたいです」と、自分が最終的にどうしたいのかも伝えたほうがいいです。
これは同じような問題だとしても、ゴールが違えば答え方が変わってくるからです。
質問している相手に自分が見ているゴールも共有すれば、きっと欲しかった答えが返ってきます。
3. エクセルでできることを学ぶ
事務仕事においてエクセルを使わない職場はないと思います。
そのため、エクセルへの理解を深めることは仕事をする上で重要になります。
ただ、ここで重要なことは、「エクセルの関数を覚えることよりも、エクセルでなにができるか」を学んだほうがいい、ということです。
エクセルは集計などを高速でやってくれるツールですが、そもそも何ができるかをなんとなくで想像できないと、その便利さに気が付くことさえできません。
細かい関数のことなどはグーグルで調べれば簡単にわかるので、まずはエクセルでなにができるかを学びましょう。
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4. パソコンのショートカットを覚える
パソコンはキーボードで操作したほうが圧倒的に効率があがります。
ショートカットを使っている人間からすると、いちいちマウスを触っている人を見るとじれったく感じるものです。
ショートカットは単純に知っているか知らないかの差だけなので、数時間だけでも集中して勉強することをおすすめします。
ショートカット機能は簡単に覚えられるわりに、半永久的に生産性を高めてくれるコスパのいいスキルです。
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5. タスクはスケジューラーに登録する
タスクを紙などにTo Do List として書く人が多いですが、これは仕事を遅らせる原因になります。
タスクはスケジューラーに30分刻みとかで登録しましょう。
仕事が遅い人というのは何もしていない時間が多いので、先にスケジューラーにタスクを登録してしまうことで、次になにをやるか考える時間を圧縮することができます。
出社して朝一番に今日のやることを整理して、やることをどんどんスケジュールに入れていく方法がおすすめ。
6. 優先順位もスケジューラーで管理する
仕事ができないの特徴として、優先順位が高い仕事を後回しにしてしまうことがあります。
難しい仕事を先送りにしたくなる気持ちは吐くほど理解できますが、言わずとも真っ先に手をつけるべき仕事は優先順位の高い仕事です。
対策としては、上記のタスクをスケジュール登録する際に、優先順位も考慮して登録することです。
優先してやらなければいけない仕事をスケジューラーに登録して、強制的に少しづつでも仕事が進められるようにします。
7. 難しい問題は絵を描いてみる
難解な課題にぶちあたった時、頭の中でいくら考えてもいい答えは浮かびません。
問題点や解決までの道筋を図や絵に書いてみましょう。
エクセルのセルに文字を打ち込むのではなく、紙とペンでやること。
発想に柔軟性を持たせるために、真っ白な紙にとにかく書き殴ってみるといいと思います。
8. 依頼メールはすぐ返信する
お客さんや社内の他部署からなにか依頼があった時は、すぐにメールで返信したほうがいいでです。
ここで大事なことは、納期も合わせて連絡すること。
「〇〇までに対応します」
とすぐに反応することによって、相手に安心感を与えられると同時に、自分の中で作業工数を計算してタスク管理ができるようになります。
9. ゴール⇒課題⇒手段の順番で考える
会社員の仕事はトラブル対応の連続です。
まったく同じ仕事もなければ、決まった答えがあるわけでもありません。
そのため、常に発生するトラブルに対して解決策を考えなければいけません。
そこで重要になるのが、①成果物であるアウトプットを決める。②現状を整理して、③ゴールと現状のギャップを埋める手段を考える。
この三段階のステップを踏むといいです。
「トラブルが発生した ⇒ よく分からないしとりあえずやってみよう」
では、どうなればゴールなのかわかないことと、関連部署への依頼が必要になっても協力が仰げません。
10. 相手の求めるアウトップを確認する
仕事の成果物であるアウトプットを決めるとき、依頼主の求めるアウトプットとのすり合わせを行うといいです。
これは、自分の思っていたアウトプットが依頼主の認識とズレていた場合、その仕事はまったく価値を生まないからです。
依頼主がお客さんでも、上司でも、社内の他部署でもやることは同じです。
「どんなアウトプットを期待していますか？」
ということをまずは確認しましょう。
これができるようになれば、依頼主の信頼が得られるようになります。
11. 時間を置いてからダブルチェックする
仕事にミスが多い人は時間を置いてからダブルチェックするといいでしょう。
ミスをすること自体は仕方がないので、自分でダブルチェックする仕組みをつくることが重要です。
作業を終えたすぐに成果物を確認しても、不思議とミスには気が付きません。
そのため、一旦ほかの仕事を進めて数時間経ってからダブルチェックをします。
これだけでも随分とミスは減るはずです。
12. 恥とプライドを捨てる
これは転職を経験して痛感したことです。
恥を捨てましょう、プライドを捨てましょう、素直になりましょう、教えを乞いましょう、柔軟になりましょう。
自分のわからないことを他人に質問するとき、相手の時間を奪っていることを忘れてはいけません。
恥もプライドも捨てて、誠実に素直な態度で教えを乞うことがやるべきことです。
13. デスクの上・デスクトップを常に整える
デスクの上やデスクトップアイコンの散乱は、仕事の集中力を遮ります。
人間の脳はマルチタスクが苦手なので、ひとつのことに集中できる環境をつくることが大切です。
そのため、視界に入る情報からシンプルにしていきましょう。
デスクの上やデスクトップのアイコンは常に整理された状態にして、欲しい情報がどこにあるのかをわかりやすくしておくといいでしょう。
14. メモをマニュアル化する
せっかくメモをとったことを、そのままにしていては効果半減です。
メモをとったらすぐに自分なりの解釈を加えて、簡単なマニュアルを作りましょう。
簡単でもいいので、「メモ ⇒ マニュアル」に昇華させることで、自分の理解度が圧倒的に上がります。
また、副産物として、後輩が入った時の教育資料としても使えるので、教育時間を減らすこともできます。
15. 納期調整をする
緊急度の高くない仕事、雑務の仕事が降ってきた場合は、まずは納期を調整します。
対応すれば数分で終わるようなタスクでも、緊急度が高くないのであれば、納期に余裕を持った交渉したほうがいいです。
納期調整には、優先順位の高い仕事の邪魔をさせないこと、余裕をもった納期よりも早くアウトプットを出すことで、「あいつは仕事が早い」と思わせる効果もあります。
16. ボールはまず投げる
特に大企業がそうですが、仕事が細かく分割されている職場では、自分ひとりで仕事が完結することはかなり少ないです。
効率的に業務を進めるためにも、関連部署の協力が必要になる仕事は、まずボールを投げることが大切です。
いくつものタスクを抱える仕事であれば、仕事を並行して走らせなければなりません。
ひとつひとつの仕事を順番に消化していては効率が悪いので、他部署の業務範疇の仕事はさっさとボールを投げるようにしましょう。
17. 報連相は上司によって変わるから気にしない
社会人の常識として根付いている「報連相」ですが、これには正しい答えはありません。
なぜならば、上司によって求める報連相の頻度や質が異なるからです。
口頭で逐一報告してほしい上司もいれば、共有フォルダに週に1度進捗を更新すればいいという上司もいます。
こればっかりは上司によって違うので、「報連相が苦手だ…」とあまり気にする必要はないと思います。
18. 相手の欲しいことを想像する
会社は組織が動くものなので、人と関わることで仕事が成立します。
そのため、仕事は自分本位にならず、関わった相手がなにを欲しているかを想像することが大切です。
たとえば、上司になにかを報告するとき。
もし自分が報告を受ける側だったら、「次にどんなことを確認したくなるかなあ」という視点を持って仕事をすれば、常に相手の先回りをすることができます。
19. 午前と午後で仕事の内容を変える
人間の脳は、朝起きてから夜寝るまで右肩下がりで疲労します。
そのため、午前中には抽象度の高い仕事をして、午後には頭を使わない作業系の仕事に取り組むのが効率的。
ただ、頭でわかっていても、「ついつい手を出しやすい仕事からやってしまう」という人は多いと思います。私も同じです。
そのため、前にも紹介していますが、事前にやることをスケジューラーに登録しておいて、「その時間はそれ仕事だけしかやらない！」と決めてしまいましょう。
20.ミスしたら腹をくくって報告する
ラストはこれ。
ミスに気が付いたら腹をくくって報告する。
仕事でのミスに気が付いたら時点ですぐに同僚に相談、もしくは上司に報告をしなければいけません。
言いずらい気持ちは死ぬほどわかります。
ですが、こればっかりは仕方がないです。
5分で対処できることに1日の時間を浪費するかもしれません。間違った対処法で、重大な問題につながる可能性だってあります。
火は小さいうちに消しましょう。
最後に
仕事ができないと悩む人に試してほしい仕事術を紹介しました。
当記事をまとめます。
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「仕事ができない」ことの悩みは尽きません。
努力をしても、うまくいかないことだってあるでしょう。
ですが、もし仕事自体が自分に向いていないと感じているのであれば、私は転職したほうがいいと思っています。
人間には絶対に向き不向きというものがあるからです。
まずは転職エージェントに登録をして、自分に向いていそうな職種の求人情報を眺めることから転職活動をはじめるのがいいです。
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▼転職後はつらいですが、要は慣れでもあります。
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以上
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