2019.06.24

【書類の断捨離】4ステップで煩雑な書類をスッキリ片付ける方法

 

「書類がごちゃごちゃしているからどうにかしたい」

 

全部捨ててしまいたいけど、捨てたら困るものも含まれている。これが書類のめんどうなところです。

 

当記事では、なにかとめんどうな書類を片付けるための断捨離方法を紹介します。

 

4ステップで煩雑な書類をスッキリ片付ける方法

私は、以下の4ステップにそって、書類の断捨離を行いました。

  1. 全ての書類を一箇所に集める
  2. 1枚づつ慎重に選別する
  3. 捨てるものは写真を撮っておく
  4. 1箇所にまとめて保管する

 

詳細をみていきます。

 

【書類の断捨離の手順①】全ての書類を一箇所に集める

人によって、書類関連はクローゼットの奥底に眠っていたり、箱の中に無秩序に保管されているかもしれません。

 

断捨離の鉄則ですが、まずやるべきことは、全ての書類を一箇所に集めることです。

 

全ての書類をほじくり出して、1つ1つ選別をしていく作業が必要になります。

 

【書類の断捨離の手順②】1枚づつ慎重に選別する

書類については、捨ててしまうと後から困るものもあるので、慎重に断捨離することが求められます。(だからこそ手付かずで煩雑になってしまうのですが…)

 

残しておく書類とは?

まずは、「捨ててはいけない、残しておくべき書類を見極めること」が重要です。

 

基本的に残しておくべき書類は以下です。

  • 給与明細 (2年分)
  • 源泉徴収票
  • 保険関連の書類
  • 賃貸の契約書
  • 家具・家電の保証書
  • ふるさと納税の書類
  • 年金手帳

 

給与明細 (2年分)

給与明細については、最低でも直近2年分は保管しておくのがベターだと言われています。これは、労働基準法において、未払賃金請求の時効が2年ということに起因しています。

 

ですが、給与明細は、税金や年金の計算のベースになるものなので、なにかあったときの証明として残しておく必要があります。そのため、2年以上前の明細については、写真などデータ化して大切に保管しておきましょう。

 

源泉徴収

源泉徴収は1年間に受け取った給与と支払った所得税を証明する大切な書類です。

 

1年で1枚しか発行されないので、会社員として努めている間は全て保管しておくのがベストだと思います。

 

保険関連の書類

自動車の保険や民間の医療保険などに加入している人は、書類として保管しておきましょう。病気や事故は突然やってくるものなので、データよりも紙媒体ですぐに取り出せることが求められます。

 

賃貸の契約書

賃貸物件に住んでいる方は絶対に捨ててはいけません。

 

大きなファイルとかなので邪魔ですが、中身にはなにも手を付けずにそのまま保管してください。

 

家具・家電の保証書

保証の有効期限を確認して、保証期間内であれば残しておきましょう。

 

保証で対応するほどでもない安価な製品の保証書は、捨ててしまってもいいと思います。

 

ふるさと納税の証明書

年末に確定申告するために必須の書類なので、間違って捨ててしまわないようにしてください。

 

年金手帳

会社によっては、会社が保管するケースと個人で保管するケースがあります。

 

個人で保管している場合は、年金に関するものなので絶対に捨てずに、大切に保管してください。

 

捨てていい書類とは?

残すべき書類が分かれば、あとは1枚づつ内容を確認しながら捨てていく作業になります。

 

↓以下の書類は捨ててしまっても問題ないでしょう。

  • 家具家電の取扱説明書
  • 旅行先のパンフレット
  • 年賀状
  • ポイントカード
  • レシート
  • 健康診断の結果
  • 名刺
  • 医療費の領収書 (※)

 

(※)

ひとつ注意すべきものは医療費の領収書です。確定申告で10万円以上の医療費で医療費控除を行った人は、最低5年間は税務署から領収書の提示が求められる可能性があります。

 

よっぽどないとは思いますが、虚偽申告と言われないために、大切に保管するようにしましょう。

 

【書類の断捨離の手順③】捨てる書類の写真を撮る

紙を保管する必要はないけど、データとしては残しておきたい書類って意外と多いですよね。そんな時は、写真にとってデータとして保管しておきましょう。

 

例えば、私の場合でいえば、以下などがあります。

  • 2年以上前の給与明細
  • 健康診断の結果
  • 花粉症のアレルギー診断結果

 

写真に撮っておいて困ることはないので、捨てる前に片っ端からデータ化しておいてもいいと思います。

 

【書類の断捨離の手順④】1箇所にまとめて保管する

最後に、整理した書類を探しやすいように一箇所にまとめて保管します。

 

ファイルに入れて保管してもいいのですが、個人的には、ポーチの方がおすすめです。

見た目もおしゃれなので、部屋の片隅に置いてあっても違和感ないのがいいところです。

 

100均のポーチでいいと思いますが、マンハッタンのポーチは3口に分かれていて使いやすそうですね。

 

また、1年に1回 (確定申告後の4月頃) くらいは、中身を確認するようにして、いらない紙はデータ化して捨てるようにしましょう。1箇所に全ての書類が集まっていれば、アップデートも簡単だと思います。

 

最後に

書類の断捨離方法について紹介しました。

 

当記事をまとめます。

  1. まずは、全ての書類を一箇所に集める
  2. 次に、残すべき書類を見極める
  3. いらない書類は写真でデータ化して、全て捨てる
  4. ポーチなどにまとめて保管する
  5. 1年に1回(確定申告後の4月頃)は中身をアップデートする

 

書類を片付けたからといって、部屋が劇的にきれいになることはありません。ですが、ポーチひとつに大切な書類がまとまっているのは、思いの外快適なので、ぜひお試しください。

 

以上

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